Betreff
Haushaltssatzung mit Haushaltsplan für das Haushaltsjahr 2023
- Veränderungsliste Teilhaushalt 10, Produkt 101500 Prozessentwicklung
- Implementierung einer Immobilien- und Facillity-Management Software ( CAFM)
Vorlage
2022/222/60
Art
Beschlussvorlage
Referenzvorlage
Untergeordnete Vorlage(n)

Sachverhalt:

 

Die Stadt Laatzen betreibt im Stadtgebiet ca. 124 eigene und 13 angemietete Liegenschaften unterschiedlicher Nutzungs- und Bewirtschaftungsstruktur (Schule, Sporthalle, KiTa, Verwaltung, etc.).

 

Im Haushalt 2022 wurden 100.000 € für die Implementierung einer Immobilien- und Facility-Management Software im Teilhaushalt 10, Produkt IT veranschlagt. Mit dieser Investition sollen im Wesentlichen folgende Punkte langfristig und nachhaltig vorangetrieben werden:

 

-       Digitalisierung und Optimierung der Verwaltungsprozesse im kaufmännischen, technischen und infrastrukturellem Immobilienmanagement

-       Zentrale Datenhaltung des Immobilienbestandes, der Flächen und technischen Anlagen

-       Schrittweise Einführung, Schulung und Inbetriebnahme der Module Vertragswesen, Mietmanagement, Instandhaltungs- und Prüfwesen, Störungsmanagement, Baumanagement, etc. (digitale Verwaltungsprozesse)

-       Einführung digitaler Workflows zur Sicherstellung der Betreiberverantwortung nebst Revisionssicherheit (Dokumentenmanagement)

 

Diese Mittel wurden im Laufe des Jahres nicht abgerufen, da keine bedarfsgerechte Anforderungsanalyse und spezifische Kostenkalkulation für das o.g. Projekt vorgelegen haben. Das Projekt muss im Hinblick auf einer organisatorischen Neustrukturierung der Ablauforganisation zwingend durchgeführt werden, um im Facility-Management zukunftssicher und wettbewerbsfähig aufgestellt zu sein.

 

Der Fachbereich 6 hat mit Hilfe eines öffentlich bestellten und vereidigten Sachverständigen für Facility-Management im November 2022 eine Gesamtstrategie und Schrittfolge für die Umsetzung der o.g. Implementierung entwickelt.

 

Das Gesamtprojekt und damit die u.g. Kosten erstrecken sich je nach Projektfortschritt voraussichtlich über vier Jahre und wird den Fachbereich 6, insbesondere das Gebäudemanagement und das Bauen, im Hinblick auf die zukünftigen Anforderungen in der Gebäudebewirtschaftung ausrichten. Externe Beratungsleistungen sind bereits mit Vorlage 2021/282/24 budgetiert. Ergänzend und auf Basis der Kalkulation werden die dafür anfallenden Kosten wie folgt veranschlagt.

 

In 2023                       175.000 €

In 2024                         83.000 €

In 2025                        61.000 €

In 2026                        61.000 €

 

Für das Haushaltjahr 2023 werden erhöhte Mittel benötigt, da neben dem Erwerb der Basissoftware auch Kosten für Lizenzen, Schulungen und diverse Schnittstellen entstehen. 

 

 

Im Auftrag

 

 

 

Stefan Zeilinger

Beschlussvorschlag:

 

Für die Implementierung einer Immobilien- und Facility-Management Software werden im Teilhaushalt 10, Produkt 101500 Prozessentwicklung insgesamt 380.000 € im Rahmen der Veränderungsliste veranschlagt.

 

In 2023                       175.000 €

In 2024                         83.000 €

In 2025                        61.000 €

In 2026                        61.000 €