Betreff
Haushaltssatzung mit Haushaltsplan für das Haushaltsjahr 2022
- Teilhaushalt 69, Produkt 692300 - Verwaltung bebauter Grundstücke
- Mittelbereitstellung für externe Beratungsleistungen im Facility Management
Vorlage
2021/282/24
Art
Beschlussvorlage
Referenzvorlage

Sachverhalt:

Die Stadt Laatzen betreibt am Standort Laatzen ca. 124 eigene und 13 angemietete Liegenschaften unterschiedlicher Nutzungsstruktur (Schule, Sporthalle, KiTa, Verwaltung, etc.). Für den weiteren Betrieb soll das bestehende Facility/Gebäudemanagement weiter optimiert werden. Hierzu wurden bereits erste Maßnahmen ergriffen, u.a. wurde entschieden organisatorisch das Vermieter-/Mieter-Modell einzusetzen und das Gebäudemanagement zu zentralisieren. In einer Projektgruppe wurden seit 2017 die Grundstrukturen erarbeitet und u.a. Maßnahmen und Erfolgsfaktoren beschrieben. Die abschließende Umsetzung in der Organisation muss noch erfolgen. 2021 wurde ein Gutachten zur Feststellung der eigenen Position der Organisation Gebäudewirtschaft mittels einer standardisierten Organisations- und Leistungsanalyse „FM-Kommunal-Check“ erstellt. Zur Untersuchung der Organisation war eine individuelle Betrachtung der verschiedenen Leistungsbereiche des Facility Managements erforderlich. In der Organisations- und Leistungsanalyse „FM-Kommunal-Check“ wurden folgende Leistungsbereiche näher betrachtet und analysiert:

Basisdaten der Organisation, Einbindung der FM-Organisation in das Kerngeschäft, internes Management, Management externer Leistungen, Flächenmanagement sowie kaufmännisches, technisches und infrastrukturelles Gebäudemanagement. In der Gesamtbewertung schließt die Stadt mit 42 % ab, was deutlich macht, dass in einigen Bereichen insbesondere bei der Einbindung der Organisation in das Kerngeschäft und beim technischen Gebäudemanagement eindeutig Verbesserungsbedarf besteht.

 

Die bereits von der Projektgruppe aufgedeckten Problemstellungen müssen nun mit Zielsetzungen wie Organisationerneuerung mit Festlegung von Aufgaben und Zuständigkeiten insbesondere im Hinblick auf die Betreiberverantwortung, Einführung einer CAFM Software strukturiert umgesetzt werden. Hierzu sind externe Beratungsleistungen erforderlich, die in den nachfolgenden Paketen erfolgen sollen. Hierfür sind entsprechende Mittel bereitzustellen:

 

In 2022:

-       Strategieentwicklung Facility-Management                                   18.000 €

-       Ermittlung Personalbedarf                                                                         10.500 €

 

In 2023

-       Einfügung CAFM System                                                                           37.500 €

-       Implementierung CAFM System                                                         7.500 €

 

In 2023/2024

-       Betreiberverantwortung                                                                                8.500 €

-       Ausschreibungskonzept Betreiberverantwortung                           6.500 €

        

 

Beschlussvorschlag:

Für externe Beratungsleistungen im Zuge der Optimierung der Organisation im Facility Management werden im Rahmen der Veränderungsliste im Haushaltsplan 2022 nachfolgende Mittel veranschlagt:

In 2022                       28.500 €

In 2023                       45.000 €

In 2024                       15.000 €