Betreff
Haushaltssatzung mit Haushaltsplan für das Haushaltsjahr 2022
- Teilhaushalt 69, Produkt 691204 Büroausstattung
- Umzugskosten Kompaktus
Vorlage
2021/282/21
Art
Beschlussvorlage
Referenzvorlage

Sachverhalt:

 

In den Haushalten 2021 und 2022 sind Mittel in Höhe von insgesamt 440.300 € für Büroausstattung vorgesehen. Dieser Betrag enthält die Kosten für die Ausstattung der Etagen 3 - 5 in der Gutenbergstraße mit Büromöbeln sowie die geplanten Umzugs- und Transportkosten für die Organisationseinheiten, die aus dem Rathaus in die Gutenbergstraße wechseln. Nicht enthalten sind Kosten für den Umzug des Archivaktenregalsystems (Kompaktus) aus dem Keller des Rathauses.

 

Aufgrund des geplanten Abrisses des Rathauses müssen die Archivakten aus dem Keller im Rathaus mittelfristig ausgeräumt werden. Aufgrund der für 2022 abgeschlossenen Rahmenvereinbarung mit einem Umzugsunternehmen, sollte dies im Vertragszeitraum erfolgen. Derzeit befinden sich im Keller des Rathauses Archivakten unterschiedlicher Organisationseinheiten in zwei Räumen. Sie sind dort in speziellen doppel- und einseitigen Rollregalen untergebracht. Ein Großteil der Archivakten darf nach aktueller Prüfung nicht vernichtet werden, da die entsprechenden Aufbewahrungsfristen (noch) nicht abgelaufen sind, d.h. diese Archivakten müssen verlagert werden.

 

Als neue Lagermöglichkeit für die aufbewahrungspflichtigen Akten ist ein Raum im Keller in der Gutenbergstraße vorgesehen. Es wurden zwei Varianten geprüft:

 

  1. Neukauf von Archivregalen für die Gutenbergstraße

voraussichtliche Kosten: rd. 20.000 €

 

  1. Umzug der alten Archivregale vom Rathaus in die Gutenbergstraße

voraussichtliche Kosten: rd. 6.000 €

 

Aufgrund der deutlichen Kostenersparnis wird ein Umzug des bisherigen Systems präferiert.

 

Zusätzlich werden den Organisationseinheiten im Keller der Gutenbergstraße weitere Räume zur Aufbewahrung von zukünftigen Akten zugewiesen. Hierfür sind die Kellerräume mit entsprechenden Regalen auszustatten. Dazu werden pauschal Mittel in Höhe von 4.000 € angesetzt.

Beschlussvorschlag:

 

Für den Umzug des Archivaktenregalsystems (Kompaktus) aus dem Keller des Rathauses in die Gutenbergstraße werden Mittel in Höhe von 6.000 € und für die Beschaffung weiterer Regale zur Ausstattung der übrigen Kellerräume in Höhe von 4.000 €, insgesamt 10.000 € im Rahmen der Veränderungsliste im Haushaltsplan 2022 veranschlagt.