Betreff
Regelmäßige Tagungen des Verwaltungsausschusses und laufende Berichterstattung über wesentliche finanzielle Entwicklungen
- Stellungnahme der Verwaltung -
Vorlage
2014/272/1
Art
Beschlussvorlage
Referenzvorlage

Sachverhalt:

Mit Antrag vom 29.09.2014 beantragten die Fraktionen im Rat, nachfolgenden Antrag in den zuständigen Gremien der Stadt Laatzen behandeln zu lassen:

 

„Der Verwaltungsausschuss des Rates tagt künftig außerhalb der Ferien alle zwei Wochen. Fester Bestandteil der Tagesordnung ist ein Bericht der Verwaltung über wesentliche finanzielle Entwicklungen. Einmal monatlich informiert der Bürgermeister anhand eines Finanzberichtes über die finanzielle Situation der Stadt. Über den Haushaltsplanentwurf der Verwaltung berät der Verwaltungsausschuss umfassend.“

 

Der Antrag sieht eine Behandlung in den zuständigen Gremien der Stadt Laatzen vor. Die Zuständigkeiten des Verwaltungsausschusses (VA) sind im Niedersächsischen Kommunalverfassungsgesetz (NKomVG) gesetzlich vorgeschrieben. Unabhängig von dieser gesetzlich geregelten Zuständigkeitsverteilung kann der Verwaltungsausschuss zu allen Verwaltungsangelegenheiten Stellung nehmen und von der Hauptverwaltungsbeamtin oder dem Hauptverwaltungsbeamten Auskünfte in allen Verwaltungsangelegenheiten der Kommune verlangen. Insoweit ist dieser Antrag, der ausschließlich Beratungsangelegenheiten des Verwaltungsausschusses zum Gegenstand hat, auch ausschließlich in den Verwaltungsausschuss zur Beratung einzubringen.

 

Der Antrag umfasst mehrere Begehren:

 

1.)  Der VA soll alle zwei Wochen tagen, außer in den (Schul-) Ferien.

2.)  Die Tagesordnung umfasst regelmäßig einen Tagesordnungspunkt „Bericht der Verwaltung über wesentliche finanzielle Entwicklungen“.

3.)  Einmal monatlich informiert der Bürgermeister anhand eines Finanzberichtes über die finanzielle Situation der Stadt.

4.)  Über den Haushaltsplanentwurf der Verwaltung berät der VA umfassend.

 

Zu Punkt 1.)

Das NKomVG sieht in § 78 Abs. 1 vor, dass der VA von der Bürgermeisterin / dem Bürgermeister nach Bedarf einzuberufen ist. Sie/ Er hat einzuberufen, wenn ein Drittel der Beigeordneten dies unter Angabe des Beratungsgegenstandes verlangt.

Die Geschäftsordnung für den Rat, den Verwaltungsausschuss, die Ratsausschüsse und die Ausschüsse nach besonderen Rechtsvorschriften sowie die Ortsräte der Stadt Laatzen (GO) sieht in § 21 zur Einberufung des VA vor, dass der VA von der Bürgermeisterin / dem Bürgermeister nach Bedarf unter Mitteilung der Tagesordnung einberufen wird.

Damit ist für die Frage, ob eine VA-Sitzung einzuberufen ist, im Regelfall der Bedarf hierfür maßgeblich. Die Prüfung, ob ein Bedarf besteht, erfolgt dabei durch die Bürgermeisterin / den Bürgermeister, die bzw. der die Einberufung danach auch praktisch umzusetzen hat. Das NKomVG sieht hierzu aber eine Ausnahmeregelung vor. Danach hat die Bürgermeisterin / der Bürgermeister einzuberufen, wenn ein Drittel der Beigeordneten dies unter Angabe des Beratungsgegenstandes verlangt. Dass es sich dabei um eine Ausnahmeregelung handelt, wird dadurch deutlich, dass die Beigeordneten bei dem Verlangen den Beratungsgegenstand angeben müssen. Damit hebt sich der Beratungsgegenstand von den übrigen Angelegenheiten, mit denen sich der VA befasst, ab und dokumentiert so ein vom Regelfall abweichenden Bedarf an Beratung. Der vorliegende Antrag sieht nun vor, dass der VA regelmäßig alle zwei Wochen tagen soll, außer in den (Schul-) Ferien. Eine Begründung, aus der sich ein konkreter Handlungsbedarf ableiten könnte, ist nicht explizit aufgeführt. Damit steht der Antrag im Widerspruch zur gesetzlichen Regelung des NKomVG und der GO, die auf die Bedarfslage abstellen. Da der Antrag die Einberufung  von Sitzungen in einem bestimmten, von vornherein festgelegten Turnus vorsieht und nicht auf den Einzelfall abstellt, ist auch die Ausnahmeregelung nach § 78 Abs. 1 Satz 2 NKomVG hierfür nicht heranziehbar.

 

Zu Punkt 2.):

Das NKomVG sieht in § 78 Abs. 4 vor, dass im Übrigen die Regelungen für das Verfahren der Vertretung sinngemäß auch für das Verfahren des Verwaltungsausschusses gelten. § 56 eröffnet allen Ratsmitgliedern das Recht zu verlangen, dass ein Beratungsgegenstand in die Tagesordnung aufgenommen wird. Zu berücksichtigen bleiben dabei die hierzu einzuhaltenden Fristen aus der GO gemäß § 5 in Verbindung mit § 20 GO. Darüber hinaus steht es dem VA gem. § 77 NKomVG zu, zu allen Verwaltungsangelegenheiten Stellung zu nehmen und von der Bürgermeisterin / dem Bürgermeister Auskünfte zu verlangen. Die Ratsmitglieder haben damit alle Möglichkeiten, Einfluss auf die Gestaltung der jeweiligen Tagesordnung zu nehmen, wenngleich das NKomVG einen dauerhaft belegten, feststehenden Tagesordnungspunkt „Bericht der Verwaltung über wesentliche finanzielle Entwicklungen“ nicht vorsieht.

 

Inhaltlich ist die Forderung, einen bestimmten Beratungsgegenstand in die Tagesordnung mit aufnehmen zu wollen, begründet. Formal ist jedoch im Zweifel vor jeder Sitzung unter Berücksichtigung der Fristen aus der GO die Aufnahme zu beantragen, soweit die Bürgermeisterin/ der Bürgermeister den Tagesordnungspunkt nicht von sich aus auf der Tagesordnung vorsieht. Ein Beschluss eines Gremiums ist für die Aufnahme eines Beratungsgegenstandes nicht erforderlich, es sei denn, die Tagesordnung soll zu Beginn der Sitzung in dringenden Fällen erweitert werden.   

 

Zu Punkt 3.):

Gemäß § 56 hat jedes Mitglied der Vertretung das Recht, zur eigenen Unterrichtung von der Bürgermeisterin / dem Bürgermeister Auskünfte in allen Angelegenheiten der Kommune zu verlangen. Darüber hinaus steht es dem VA gem. § 77 NKomVG zu, zu allen Verwaltungsangelegenheiten Stellung zu nehmen.  Die Forderung, einmal monatlich anhand eines Finanzberichtes über die finanzielle Situation der Stadt informiert zu werden, dient der Unterrichtung der Ratsmitglieder und entspricht damit den Rechten, die das NKomVG den Ratsmitgliedern einräumt. Bislang erfolgt bereits eine Unterrichtung anhand eines Finanzberichtes im vierteljährlichen Rhythmus. Dieses Intervall ist zu verkürzen auf eine monatliche Berichterstattung.

 

Zu Punkt 4.):

Die Haushaltssatzung unterliegt der Beschlussfassung des Rates gemäß § 58 Abs. 1 Nr. 9 NKomVG. Gemäß § 76 Abs. 1 NKomVG bereitet der VA die Beschlüsse des Rates vor. Damit bedarf die umfassende Beratung der Haushaltssatzung im VA keines Antrages und Beschlusses, sondern ist gesetzlich vorgesehen und wird seit Jahren praktiziert.

 

Zusammenfassend bleibt festzustellen, dass die Begehren 3 und 4 (Finanzbericht/ Beratung Haushaltsplanentwurf) begründet und entweder bereits erfüllt sind oder durch eine leichte Modifikation des Berichtsintervalls kurzfristig erfüllt werden können. Eines extra Beschlusses hierzu bedarf es nicht, da die Ratsmitglieder diese Rechte bereits durch die gesetzlichen Bestimmungen eingeräumt bekommen haben.

 

Auch das Begehren unter Pkt. 2 (Aufnahme eines bestimmten Tagesordnungspunktes) ist inhaltlich begründet. Hier gilt es aber, die Vorgaben der GO zu berücksichtigen, soweit die Bürgermeisterin bzw. der Bürgermeister den Tagesordnungspunkt nicht von sich aus auf der Tagesordnung vorsieht. Ein Beschluss ist für die Aufnahme eines Beratungsgegenstandes (außer bei Erweiterungen der Tagesordnung zu Beginn der Sitzung) nicht erforderlich. 

 

Ein Beschluss über die Verpflichtung des Bürgermeisters, den VA alle zwei Wochen einzuberufen (Begehren unter Pkt. 1) steht im Widerspruch zur gesetzlichen Regelung des NKomVG und der GO. Da von allen Fraktionen im Rat der Wunsch nach einem vierzehntägigen Sitzungsrhythmus formuliert worden ist, wird vorgeschlagen, dem Bürgermeister zu empfehlen, diesem Wunsch für einen bestimmten Zeitraum Rechnung zu tragen, auch wenn es keine rechtliche Verpflichtung dazu gibt. Die in

 

dieser Zeit gewonnenen Erfahrungen sollten danach dazu genutzt werden, sich über die gewonnenen Erfahrungen gemeinsam auszutauschen.

 

Weiterhin wird dem Bürgermeister empfohlen, in den Sitzungen regelmäßig den Tagesordnungspunkt „Bericht der Verwaltung über wesentliche finanzielle Entwicklungen“ aufzunehmen. Damit ist eine extra Beantragung dieses Tagesordnungspunktes vor jeder Sitzung entsprechend der Regelung der GO entbehrlich.

 

Eine Unterrichtung anhand eines Finanzberichtes im monatlichen Rhythmus wird künftig berücksichtigt.

 

Die umfassende Beratung über den Haushaltsplanentwurf der Verwaltung durch den VA wird bereits seit Jahren ermöglicht. Dies ist bereits gesetzlich vorgeschrieben und bedarf keines weiteren Beschlusses.

 

 

 

 

Prinz

 

 

 

 

 

Beschlussvorschlag:

Dem Bürgermeister wird empfohlen:

 

·         den Verwaltungsausschuss  (VA) im zweiwöchentlichen Rhythmus (außer in den Schulferien) einzuberufen und

·         in den Sitzungen des VA regelmäßig den Tagesordnungspunkt „Bericht der Verwaltung über wesentliche finanzielle Entwicklungen“ aufzunehmen.

 

Einmal monatlich informiert der Bürgermeister anhand eines Finanzberichtes über die finanzielle Situation der Stadt.